De acuerdo con lo establecido por el Archivo General de la Nación, AGN, en el Acuerdo 002 de 2004 y Acuerdo 004 de 2019, la Tabla de Valoración Documental -TVD- es un listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna el tiempo de permanencia, así como su disposición final; las cuales se elaboran y aplican a los documentos producidos y se encuentran en segunda o tercera etapa del ciclo vital del documento, es decir la documentación semiactiva de uso administrativo y legal ocasional o inactiva que ha dejado de emplearse con fines legales o administrativos.
La elaboración de las Tablas de Valoración Documental se basa en el conocimiento de la historia institucional; con los inventarios de cada etapa del desarrollo de la entidad se elaborará una propuesta de TVD, de las diferentes unidades administrativas, así mismo se asignará el tiempo de retención de este acervo documental en el archivo central, la disposición final y los procedimientos, que serán el resultado de la valoración del acervo documental que se realice teniendo en la cuenta sus valores secundarios (histórico, de ciencia y cultural).
El código de las Tablas de Valoración Documental se asignará siguiendo el orden jerárquico de dependencias y el orden alfabético de las series o asuntos. La propuesta de TVD deberá presentarse ante el Consejo Superior de Desarrollo Administrativo, CSDA, debidamente sustentada, acompañada de todos los actos administrativos de creación, reestructuración, fusión, liquidación, manuales y demás normas internas y externas que afecten la producción documental, y que determinen su retención o su disposición final; lo anterior fundamentado en el Manual de Fondos Acumulados del AGN.
Se elaborarán las tablas de valoración, TVD, Cuadros de Clasificación Documental, CCD, y los respectivos inventarios documentales en su estado natural, para la elaboración de cada periodo y/o cada organigrama de acuerdo con la modificación a la estructura organizacional que se haya presentado en la entidad.
Entre los diferentes beneficios que se obtienen con la elaboración de las Tablas de Valoración Documental podemos indicar las siguientes:
- Contar con un procedimiento para la disposición final de los documentos.
- Permitir el acceso a la información en cualquier momento.
- Encaminar los procesos de administración y de archivo, con el fin de determinar una transferencia eficiente.
- Garantizar la categorización documental.
- Conservar adecuadamente los archivos de acuerdo con las Políticas de Gestión Documental.
- Organizar los Fondos Acumulados.
- Descongestionar los espacios destinados para la conservación de los archivos.
- Permite la ubicación de los archivos de forma exacta.
- Permite identificar los valores secundarios de los documentos.
- Especificar el tiempo del ciclo de vida de los documentos.
Fondos Acumulados
Los fondos acumulados son documentos elaborados y recibidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin ningún criterio de organización archivístico. Es decir, su elaboración obedece a ser producidos antes de la aprobación de las Tablas de Retención Documental, TRD, de la entidad.
Este desorden documental de los Fondos Acumulados refleja la carencia de la política archivística en la entidad, así mismo los cambios constantes de la administración, como por ejemplo, cuando nos encontramos ante la liquidación, fusión y privatización de entidades, así como también las reestructuraciones que suprimen o adicionan funciones al interior de una entidad, lo anterior conduce a la acumulación excesiva e irracional de documentos.
La Alcaldía de Santiago de Cali, cuenta con los siguientes Fondos Documentales en custodia del Archivo Histórico (Secretaría de Cultura), los cuales requieren de elaboración de Tabla de Valoración Documental, TVD.
- Fondo del Concejo, con fechas extremas: 1564 a 1939
- Fondo de Información Judicial con fechas extremas:
- Fondo Notarial con fechas extremas: 1618 a 1852
- Fondo Miscelánea con fechas extremas: 1536 a 1987
