La Alcaldía de Santiago de Cali presentó el informe de los 4 procesos priorizados en la entidad que serán modelados en Business Process Model and Notation -BPMN- una notación gráfica estandarizada para representar la secuencia de actividades que conforman los procesos de negocio de una organización.
De 711 procedimientos evaluados, el 16% han adelantado ciclos de Arquitectura Empresarial, lo que evidencia la necesidad de este modelo. Liz Mary Gutiérrez Rendón, quien lidera la Subdirección de Gestión Organizacional, explicó que fueron priorizados cuatro procesos para la transición a BPMN:
· Servicio Deporte y Recreación
· Gestión Jurídica
· Atención a la Comunidad y Grupos Poblacionales
· Control y Mantenimiento del Orden Público
Se aplicaron cinco criterios de medición para la priorización y los documentos se encuentran a disposición de las partes interesadas para su consulta:
· Intensidad laboral
· Disponibilidad de la información y sistemas de información
· Nivel de complejidad
· Riesgos y alineación con políticas
· Importancia estratégica
El informe evidencia que el 67,1% de los procedimientos de la entidad son de cara al ciudadano y el 31,9% de los procedimientos no lo son; este resultado era esperado teniendo en la cuenta la misionalidad del ente territorial en la prestación de servicios públicos y sociales.
¿Por qué implementar la Arquitectura Empresarial?
El informe de los procesos priorizados para modelar en BPMN evidencia que el 70,5% de las tareas identificadas en los procedimientos son manuales, lo que representa la oportunidad de incorporar tecnología procurando que las tareas repetitivas sean sistematizadas.
En cuanto al nivel de complejidad los procedimientos se calificaron entre medio y alto, entendida la complejidad por los pasos y funciones en las operaciones diarias, los puntos de control y la forma en que interactúan con otros procedimientos.
El 43,6% califico como medio la complejidad de las tareas y el 41,9% como alto, evidenciando la necesidad de evaluar metodológicamente la formulación de los procedimientos, de socializar sus actividades y tareas asociadas, así como la oportunidad para revisar los cuellos de botella que retrasan la ejecución y el alcance que persiguen.
En el 81.4% de los procedimientos del Modelo de Operación por Procesos, intervienen entre 1 a 10 funcionarios, lo que significa una oportunidad para revisar objetivo, alcance, transversalidad, interoperabilidad con otros sistemas, sus insumos y productos.
Liz Mary Gutiérrez Rendón explicó que la Subdirección a su cargo está terminando el proyecto de Decreto a través del cual se adopta el Gobierno de Arquitectura Empresarial en la entidad. “En el Decreto se reconocen los responsables y las instancias para su gestión; es por esto que ya superamos la etapa de planeación de la Arquitectura Empresarial en el Dominio de Negocio llevando los procesos de la Alcaldía de Santiago de Cali a la metodología BPM”, señaló.
Ver adjunto: Informe de resultados BPMN 2021
